Архивная служба Оренбургской области отмечает 100 – летний юбилей

Во все времена сохранение документов было делом особой важности: нет документа — нет прав и обязанностей, нет истории.

15 сентября 2019 года Оренбургская область отмечает 100-летие со дня образования архивной службы Оренбургской области. К этой знаменательной дате Муниципальное казённое учреждение города Бузулука «Муниципальный архив» (далее по тексту – Архив) подошёл с хорошими показателями.

В целях обеспечения сохранности и учета документов по личному составу ликвидированных предприятий города Бузулука в феврале 2003 года администрацией города было принято решение о создании Муниципального учреждения «Архив документов по личному составу». Руководителем была назначена Подставочкина Валентина Фёдоровна, на плечи которой легло становление Архива от административно - хозяйственных вопросов до непосредственно архивных. Проработав 12 лет в архивной службе, Валентина Фёдоровна внесла большой вклад в развитие Архива.

С декабря 2014 года  Муниципальный архив города Бузулука стал именоваться муниципальным казенным учреждением.

С января 2015 года руководство Архива возглавляет Безрукова Ирина Николаевна.

Штат Архива состоит из 4 человек - руководителя, заведующего архивохранилищем, ведущего архивиста и  архивиста.

Архив создан с целью обеспечения комплектования, хранения, учёта и использования архивных документов, относящихся к муниципальной собственности, которые образуются в процессе деятельности Администрации города Бузулука, Городского Совета депутатов муниципального образования город Бузулук, муниципальных  учреждений города, и являются составной частью Архивного фонда Оренбургской области и Российской Федерации.

18 организаций нашего города являются источниками комплектования Архива, документы которых поступают в Архив на постоянное хранение.

Ежегодно утверждается график упорядочения документов в этих организациях. С организациями – источниками комплектования ведется активная работа по подготовке и передаче документов на хранение в Архив, оказывается консультативно-методическая и практическая помощь.

Важными источниками комплектования Архива являются ликвидированные предприятия и организации. В 2018 году принята  141 единица хранения  от 2 ликвидированных предприятий города.

Ежегодно проводится работа по поиску новых организаций, как муниципальных, так и общественных объединений, граждан – фондодержателей документов личного происхождения.

Документы личного происхождения граждан  являются ценнейшим историческим источником, позволяющим через личную жизнь  гражданина увидеть развитие многих событий и фактов.

В 2019 году принят на хранение  фонд личного происхождения  Дикмана Ивана Ивановича - Заслуженного работника торговли Российской Федерации,  обладателя золотой медали «За безупречную деловую репутацию» и медали «Лучшие люди России», а также  пополнен новыми документами фонд личного происхождения  Курцева Александра Ивановича -  ветерана  Великой Отечественной войны 1941- 1945 гг., ветерана труда Оренбургской области.

В текущем году продолжается работа по созданию новых фондов и пополнение документами уже имеющиеся фонды личного происхождения граждан города.

Всего на 1 сентября 2019 года в Списке граждан-источников комплектования Архива числится 12 граждан.

Все документы, поступившие на хранение, учитываются в установленном порядке, учёт ведется в автоматизированном режиме в программном комплексе «Архивный фонд».

На сегодняшний день на хранении в Архиве числится 84 фонда в объёме  20 676 единиц хранения,  за период с 1911 по 2018 годы.

В состав фондов входит:
- 21 фонд управленческой и научно-технической документации;
- 51 фонд документов по личному составу;
- 10 фондов документов личного происхождения;
- 1 фонд коллекция фотодокументов;
- 1 фонд библиотечный, газетный.

Для сохранности архивных документов созданы все необходимые условия:  помещения архивохранилищ оснащены системой кондиционирования, установлена централизованная охранно-пожарная сигнализация, установлены стеллажи. Протяжённость стеллажных полок составляет 543 погонных метров. Степень загруженности архивохранилищ составляет 76,4 %.

Помимо комплектования и сохранения архивных документов ведется активная работа по их использованию.

Конечно, одной из главных функций архива является обеспечение прав граждан на получение социальных гарантий. Архив осуществляет исполнение запросов социально-правового характера (подтверждение стажа работы, льготного стажа, справка по заработной плате, о приватизации жилья, о выделении земельных участков и т.д.).

С каждым годом количество обратившихся за справками растёт. В начале своей деятельности 2003 году Архив исполнил 63 запроса,  в 2018 году- 2743 запросов. За 3 квартала текущего года исполнено - 1179 запросов.

Для исполнения запросов социально-правового характера сотрудникам  Архива  из хранилищ выдано в 2018 году -  9593 ед.хр., что составляет 47 % от общего объёма документов.

Еще одной из эффективных форм популяризации архивных документов является подготовка и проведение выставок, экскурсий и уроков учащимся образовательных учреждений города, публикация статей.  В 2018 году подготовлено и  проведено -  26 информационных мероприятия.

За 3 квартала текущего года  подготовлено и проведено  - 12 мероприятий.

В целях информирования граждан о значимых событиях нашего города ежемесячно в фойе Архива выставляется «Календарь знаменательных дат».

На хранении в Архиве имеются фотодокументы, отражающие историю и значимые события города (культурно-массовые мероприятия, открытия памятников и т.д.).

Основными пользователями документов Архива являются краеведы, учащиеся учебных заведений, индивидуальные пользователи.

Архивы  называют  хранилищем документальной  памяти народа.  Документы,  которые здесь собраны, - неисчерпаемый источник  знаний,  свидетельство    прошлого нашей  малой  Родины.